Informācija projektu īstenotājiem

Biežāk uzdotie jautājumi

Partneri

J: Kad iesniedzu pieteikuma veidlapu ar sadarbības apstiprinājumu, mans partneris pasniedza [universitātes nosaukums], bet neilgi pēc tam uzsāka amata pienākumu pildīšanu citā universitātē. Vai es joprojām varu īstenot projektu kopā ar šo partneri?

A: Jā, ar noteikumu, ka šīs izmaiņas neietekmēs projekta īstenošanas gaitu, kā arī galveno mērķu īstenošanu. Jums jāsazinās ar Biroja pārstāvjiem un pēc iespējas ātrāk jānosūta jauns sadarbības apstiprinājums no universitātes, kuru pašlaik pārstāv jūsu partneris.

 

J: Kad iesniedzu pieteikuma veidlapu ar sadarbības apstiprinājumu, man bija partneris, kurš pasniedza [universitātes nosaukums]. Tomēr tagad esmu izvēlējies citu sadarbības partneri, kurš pārstāv to pašu universitāti. Vai varu īstenot projektu kopā ar jauno partneri?

A: Jā, ar noteikumu, ka šīs izmaiņas neietekmēs projekta īstenošanas gaitu, kā arī galveno mērķu sasniegšanu. Tā kā sadarbības universitāte nav mainījusies, jums netiks lūgts iesniegt citu sadarbības apstiprinājumu, taču jums ir jāinformē Biroja pārstāvji par izmaiņām. Ņemiet vērā, ka jaunajam partnerim jābūt tādai pašai vai augstākai akadēmiskajai kvalifikācijai.

Piešķirtā finansējuma izmaksāšana

J: Kad Baltijas-Vācijas Augstskolu birojs izmaksās piešķirto finansējumu?

A: Finansējums būs pieejams pēc tam, kad abas puses būs vienojušās un parakstījušas līgumu (skatīt nākamo jautājumu).

 

J: Kā projekta vadītājs var pieprasīt piešķirto finansējumu?

A: Pastāv trīs iespējas:

  1. Ir iespējams iesniegt finansējuma pieprasījumu Birojā. Tas jādara vismaz 14 kalendārās dienas, pirms nepieciešams finansējums. Pieprasījumā ir jānorāda laika posms, kurā paredzēts piešķirto finansējumu izlietot. Saņemtais finansējums jāizlieto 6 nedēļu laikā. Pēc 6 nedēļām jāinformē Biroja pārstāvji par naudas līdzekļu izlietošanu, nosūtot konta izrakstu uz norādīto e-pastu.
  2. Finansējuma pieprasījumu var iesniegt gan par izdevumiem, kas jau veikti projekta ietvaros, gan izdevumiem, kas saistīti ar aktivitātēm, kuras vēlaties veikt nākamo 6 nedēļu laikā. Piemēram, ja projekts ir sācies jūnijā, pieprasījumu varat iesniegt augustā, lūdzot finansējumu gan aktivitātēm, kas notikušas jūnijā/jūlijā, gan aktivitātēm, kas notiks nākamo 6 nedēļu laikā augustā/septembrī. Pēc šīm 6 nedēļām ir jāinformē Biroja pārstāvji par naudas līdzekļu izlietošanu, nosūtot konta izrakstu uz norādīto e-pastu.
  3. Pēc projekta īstenošanas un noslēguma ziņojuma apstiprināšanas, ir iespējams pieprasīt 100% no finanšu pārskatā uzrādītās un projekta īstenošanas laikā izlietotās naudas summas.

Izvēloties 1. vai 2. variantu, jāņem vērā, ka nav iespējams saņemt vairāk par 80% no apstiprinātā projekta finansējuma, pirms nav apstiprināts iesniegtais projekta noslēguma ziņojums un galīgais finanšu pārskats. Piecu dienu laikā pēc abu ziņojumu apstirpināšanas jāiesniedz pieprasījums, lai saņemtu atlikušo apstiprināto finansējumu.

 

J: Projekts vēl nav sācies, bet jau tiek paredzēts, ka netiks izmantots viss piešķirtais finansējums. Kā rīkoties?

A: Pēc iespējas ātrāk sazinieties ar Biroja pārstāvjiem, vēlams pirms līguma parakstīšanas. Būtu jāveic izmaiņas gan finanšu plānā, gan projekta pieteikuma veidlapā.

Neparedzēti apstākļi

J: Vēlos pārplānot budžetu neparedzētu apstākļu (piemēram, COVID-19) dēļ, piemēram, ceļošanas un ēdināšanas izmaksas pārvirzot pasākumu īstenošanai virtuāli. Kā rīkoties?

A: Tiklīdz zināt par izmaiņām, sazinieties ar Biroja pārstāvjiem. Izmaiņas ieteicams veikt pirms projekta sākuma datuma. Pārplānotais budžeta pieteikums sastāv no labotas projekta iesnieguma veidlapas un labota finanšu plāna; abi dokumenti ir jānosūta Birojam. Tiem jāuzrāda, ka budžets ir pārplānots, nepalielinot izdevumus. Ņemiet vērā, ka šim nosacījumam obligāti jāizpildās, lai vienotos ar Biroju par ierosināto budžeta pārplānošanu.

 

J: Neparedzētu apstākļu dēļ nebija iespējams īstenot visas ar projektu saistītās aktivitātes pirms projekta beigām. Vai var pieteikties finansējuma perioda pagarinājumam, lai turpinātu sadarbību ar partneri/-iem?

A:  Nepieciešams pēc iespējas ātrāk sazināties ar Biroju, lai varētu rast labāko risinājumu jūsu gadījumam.

Pēc projekta īstenošanas

J: Kādus dokumentus ir jāpievieno finanšu atskaitei?

A: Finanšu pārskatam jāpievieno visi dokumenti, kas uzrāda maksājumus, ko esat veicis, izmantojot piešķirto finansējumu (piemēram, lidmašīnas biļetes, rēķini, kvītis, līgumi, pārskaitījuma vai maksājuma apliecinājumi utt.). Jāiesniedz katra dokumenta oriģināla kopija.

 

J: Vai kopā ar kopijām jāiesniedz izdevumu apliecinošo dokumentu oriģināli?

A: Nē. Jāiesniedz tikai oriģinālu kopijas.