Informationen für Projektleiter

F: Als ich den Projektantrag und die Kooperationsbestätigung eingereicht habe, waren meine PartnerInnen an [Universität X] tätig. Kurz danach haben sie aber eine Stelle an einer anderen Universität angetreten. Darf ich trotzdem das Projekt mit ihnen durchführen?

A: Ja, sofern die Projektdurchführung und besonders die Erreichung der Projektziele nicht gefährdet sind. Sie werden schnellstmöglich eine neue Kooperationsbestätigung aus der aktuellen Universität Ihrer Partnerin oder Ihres Partners nachreichen und den Hochschulwechsel im Abschlussbericht kurz erwähnen und erläutern müssen.

F: Als ich den Projektantrag und die Kooperationsbestätigung eingereicht habe, hatte ich PartnerInnen, die an [Universität X] tätig waren. Jetzt habe ich jedoch andere PartnerInnen ausgewählt, die an derselben Universität arbeiten. Kann ich das Projekt auch mit ihnen durchführen?

A: Ja, sofern die Projektdurchführung und besonders die Erreichung der Projektziele nicht gefährdet sind.  Da die Partnerhochschule nicht gewechselt wurde, werden Sie nicht aufgefordert, eine weitere Kooperationsbestätigung einzureichen; Sie sollten jedoch das Amt über den Wechsel Ihrer PartnerInnen informieren. Bitte beachten Sie, dass die neuen PartnerInnen über die gleiche oder eine höhere akademische Qualifikation verfügen sollten.

F: Wann wird das Hochschulkontor die Förderung überweisen?

A: Die durch die Kommission bewilligte Fördersumme wird erst dann überwiesen, nachdem der Vertrag vereinbart und von beiden Parteien unterzeichnet worden ist (weiter s. nächste Frage).

F: Wie kann ich nach Inkrafttreten des Vertrags als ProjektleiterIn die Finanzierung abrufen?

A: Sie haben drei Möglichkeiten:

1. Sie können die Fördermittel mindestens 14 Tage, bevor Sie sie benötigen, beim Hochschulkontor abrufen; dabei sollten sie auch den Zeitraum angeben, für den Sie die Mittel benötigen. Nachdem die Finanzierung durch das Hochschulkontor ausgezahlt ist, müssen Sie die angeforderten Mittel innerhalb von 6 Wochen ausgeben. Nach Ende dieser Frist müssen Sie dem Hochschulkontor einen Kontoauszug zukommen lassen, aus dem die Ausgaben ersichtlich sind.
2. Sie können eine Zahlungsaufforderung sowohl für bereits getätigte Ausgaben als auch für zu tätigende Ausgaben innerhalb der darauffolgenden 6 Wochen ü Wenn Ihr Projekt z.B. im Juni angefangen hat, können Sie im August in einer einzigen Zahlungsaufforderung die Mittel zur Abdeckung von im Juni/Juli durchgeführten Aktivitäten anfordern, sowie von Aktivitäten, die innerhalb der 6 Wochen im August/September stattfinden werden. Nach Ende dieser Frist müssen Sie dem Hochschulkontor einen Kontoauszug zukommen lassen, aus dem die Ausgaben ersichtlich sind.
3. Sie können bis zu 100% der tatsächlich aufgewendeten Mittel nach Durchführung aller Projektaktivitäten anfordern, wenn diese im Finanzplan angeführt und bewilligt wurden.

Wenn Sie sich für Option 1 oder 2 entscheiden, beachten Sie bitte, dass Sie lediglich bis zu 80% der bewilligten Förderung vor der Einreichung und Genehmigung des Projektberichts und Finanzberichts erhalten können. Innerhalb von 5 Tagen nach der Genehmigung beider Berichte können Sie die letzte Auszahlung anfordern und den restlichen Betrag gemäß der im Finanzbericht erwähnten Ausgaben erhalten.

F: Mein Projekt hat noch nicht angefangen, aber ich weiß bereits, dass ich die bewilligten Fördermittel nicht in der gesamten Höhe ausgeben werde. Was soll ich tun?

A: Sie sollten das Hochschulkontor schnellstmöglich kontaktieren, am besten bevor der Vertrag in Kraft tritt und Ihr Projekt beginnt. Grundsätzlich sollen Sie den Finanzplan und das Projektantragsformular entsprechend korrigieren, dem Hochschulkontor per E-Mail zuschicken und Ihre Situation kurz erläutern.

F: Aufgrund unvorsehbarer Ereignisse, die auf Höhere Gewalt zurückzuführen sind, möchte ich eine Umwidmung meines Budgets vornehmen, um statt der Reise-, Aufenthalts- oder Bewirtungskosten die Digitalisierungskosten abzudecken. Was soll ich tun?

A: Sie sollten schnellstmöglich nach der Bewilligung Ihres Projektes Kontakt mit dem Hochschulkontor aufnehmen. Es wäre auf jeden Fall ratsam die Umwidmung zu beantragen, bevor Sie den Vertrag mit dem Hochschulkontor unterschreiben und dieser in Kraft tritt, d.h. bevor Projektbeginn. Der Antrag auf Umwidmung besteht aus dem korrigierten Projektantrag und dem korrigierten Finanzplan, die Sie dem Hochschulkontor zuschicken sollten. Beide Dokumente sollten zeigen, dass eine kostenneutrale Umwidmung der bewilligten Fördersumme vorgenommen wurde (s.u.). Beachten Sie bitte, dass eine Umwidmung ausschließlich dann bewilligt werden kann, wenn sie kostenneutral ist.

F: Was bedeutet “kostenneutrale Umwidmung”?

A: Eine Umwidmung ist nur dann kostenneutral, wenn Ihre bewilligte Fördersumme nicht überschritten wird.

F: Aufgrund unvorsehbarer Ereignisse, die auf Höhere Gewalt zurückzuführen sind, konnte ich einige der Projektaktivitäten bis zum Enddatum des Projekts nicht durchführen. Kann ich eine Verlängerung der Kooperation mit meinen PartnerInnen beantragen?

A: In diesem Fall sollten Sie unbedingt noch während der Laufzeit Ihres Projekts mit dem Hochschulkontor Kontakt aufnehmen, damit wir die beste Lösung für Ihren individuellen Fall finden können.

F: Welche Unterlagen soll ich dem Finanzbericht beifügen?

A: Sie sollten beglaubigte Kopien einreichen, welche alle aus Mitteln des Hochschulkontors finanzierten Ausgaben im Rahmen des Projekts beweisen, bspw. eine Kopie des Flugtickets, Rechnungen, Belege, Kontrakte, Überweisungsbestätigungen usw. Sie sollen eine beglaubigte Kopie pro Dokument einreichen.

F: Soll ich die Unterlagen im Original gemeinsam mit den beglaubigten Kopien einreichen?

A: Nein, Sie sollten nur die beglaubigten Kopien einreichen.